Anleitung für Reiseveranstalter
Das Pflegen deiner Reisen im Viator Workspace

Login axolot

Natürlich könnt Ihr Euch weiterhin über https://axolot.reisen mit dem Benutzer axolot und Passwort reisen einloggen, um euch eure Reisen in axolot selber darstellen zu lassen.

TIPP: Wenn Sie Anhand der Anleitung Ihre Daten in den Workspace einpflegen könnte es hilfreich sein den Bildschirm in 2 Teile zu unterteilen.

Für Windows können Sie das so machen:

  • Haltet die Windows-Taste gedrückt.
  • Drückt nun die linke oder rechte Pfeiltaste, je nachdem, an welcher Seite das Fenster angeordnet werden soll.
  • Nun wird die ausgewählte Bildschirmhälfte vom Fenster eingenommen.

Für Mac so:

  • Klicken Sie in einem Fenster auf den grünen Vollbildmodus-Button und halten Sie die Maustaste gedrückt, bis sich das Fenster verkleinert. Lassen Sie dann die Maus los.
  • Klicken Sie nun auf ein anderes geöffnetes Fenster, um die zweite Bildschirmhälfte auszufüllen.
  • Sie können die Postition und die Größe der Fenster nun noch Ihren Wünschen anpassen.

Einstellen der Grunddaten im Viator Workspace

Loggen Sie sich hier https://viator-workspace.com/ mit Ihren persönlichen Zugangsdaten, die Sie von uns erhalten haben, ein.

Folgender Bildschirm wird erscheinen


Klicken Sie hier nun auf das Feld Administration


Nun können Sie Ihre Grunddaten eingeben

Wichtig: Die Rotmarkierten Felder sind Pflichtfelder und werden auf der Reisedetailseite bei Veranstalterinfos angezeigt.

Die Eingegebene E-Mailadresse ist ZWINGEND erforderlich! An diese E-Mailadresse erhalten Sie alle Buchungen und Anfragen.

Einstellen der AGB/ARB im Viator Workspace

Als nächstes widmen wir uns den AGB/ARB

Die AGB/ARB müssen einmal als Text sowie auch als PDF hinterlegt werden.

Um die PDF zu hinterlegen klicken wir zuerst auf den Button Datei ganz oben

Folgendes Fenster öffnet sich


Mit einem Klick auf das grüne Plus können Sie Ihr Logo in den Ordner hochladen.


Jetzt nur noch auf Datei Festlegen und die PDF hochladen

Einstellen der Zahlungsmodalitäten im Viator Workspace


Die Zahlungsmodalitäten werden auf der Reisedetailseite unter „Veranstalterinfos“ und im Buchungsworkflow angezeigt.

Reiserücktritt möglich bis Tag vor Reise: Hiermit ist der Rücktritt ohne das Stornokosten anfallen gemeint

WICHTIG: Die Insolvenzversicherung, hier im Besonderen der Insolvenzversicherer sowie die Insolvenzversicherungsnummer, wird auf der Reisedetailseite unter Versicherungsinfos angezeigt und ist ZWINGEND erforderlich für das Formblatt der EU-Pauschalreiserichtlinie!!

Einstellen der wichtigen Daten für axolot im Viator Workspace


Bei der Spezialkategorie haben Sie die Möglichkeiten aus vielen Möglichkeiten zu wählen

Beispiel für Provisionshinweis für Zusatzkosten:
Auch auf einzelne Zusatzleistungen, wie optionale Ausflüge, ist die Provision von ..% anwendbar, sofern im Einzelfall nicht anders vermerkt.

Reisen einstellen im Viator Workspace


Zuerst klicken wir oben auf den Reiter Reisen und dann auf das grüne Plus.

Folgender Bildschirm erscheint


Erklärungen:

Land:
Hauptland, in dem die Reise stattfindet – wird bei der Reise angezeigt

Weitere Länder:
eventuelle weitere Länder die während der Reise besucht werden

Durchreise-Länder:
eventuelle Länder, die z.B. bei An- und Abreise besucht werden (z.B. Zwischenlandung in England)

Formblatt:
Bitte nehmen Sie immer das Formblatt 11.

Hinweis: Zu allen angegebenen Ländern der Reise werden automatisch die Einreise- und Gesundheitsbestimmungen angezeigt.

Nachdem Sie alles eingegeben haben klicken Sie bitte auf speichern.

Folgendes Fenster öffnet sich


Nun scrollen Sie bitte nach unten, um folgende Felder noch auszufüllen


Highlights: Hier sind Reisehighlights gemeint, wie z.B.

  • Deutsch sprechende einheimische Reiseleitung,
  • Reiseminibus / Safaribus mit Klimaanlage,
  • Kamelreiten und Übernachtung im…, usw.

Programmhinweise: Hier können Sie weitere Informationen für Ihre Reise platzieren. Hier könnte z.B. stehen:

  • Änderungen im Programmablauf können z.B. aus Witterungsgründen erforderlich sein, um einzelne Programmpunkte an die Umstände vor Ort anzupassen.
  • Im Ausnahmefall kann es zu einer kurzfristigen Änderung der geplanten Reiseleitung kommen. In diesem Fall begleitet Sie eine ebenso kompetente und gut vorbereitete Reiseleitung.
  • Falls einzelne der genannten Unterkünfte nicht verfügbar sind, wird eine möglichst gleichwertige Alternative gebucht.
  • Da es in LAND XY mittlerweile nahezu unmöglich ist, Geld mit internationalen Karten abzuheben, empfehlen wir Ihnen dringend, ausreichend Bargeld mitzunehmen.

Teilnehmerzahl: Wird nur bei Gruppenreisen angezeigt, muss aber bei Gruppen- und Individualreisen angegeben werden.

Reisedauer: Die Reisedauer muss ZWINGEND gepflegt werden, da aus der Reisedauer bei Individualreisen nach Auswahl des Startdatums das Enddatum berechnet wird.

ALSO: Bitte immer eine Reisedauer angeben, da Eure Reisen sonst nicht richtig buchbar sind!

Koordinaten: Diese werden als Google Map bei der Reise angezeigt.

Mobilität: Bei der Reise wird angezeigt, ob diese nur für mobile Reisende ist oder auch für in der Mobilität eingeschränkte Personen.

Die Punkte der An- und Abreise müssen nicht ausgefüllt werden!


In axolot sieht das dann so aus:


Reiseverlauf einstellen im Viator Workspace


Nun klicken Sie bitte auf den Reiseverlauf (roter Pfeil) und diesen einzugeben

Und hier dann auf das grüne Plus (grüner Pfeil)  um den ersten Reisetag anzulegen.

Folgender Bildschirm erscheint:


Titel: z.B Anreisetag, 2. Tag: Ausflug zum Frauenmarkt in ….

Beschreibung: Beschreiben Sie hier den Ablauf des Tages

Details: diese bitte unausgefüllt lassen

Koordinaten: Hier können Sie die Koordinaten des Tages einpflegen. Daraus generiert sich eine Googlekarte mit den jeweiligen Stationen einer Rundreise, die über axolot dargestellt werden kann.

Denken Sie ans speichern drücken!

Bilder in den Reiseverlauf einfügen

Bevor Bilder in den Reiseverlauf hochgeladen werden können müssen Sie vorab, wie die AGB/ARB in den Dateien hinterlegt werden.


Klicken Sie dafür zuerst auf Dateien


Und dann auf das grüne Plus.

Jetzt können Sie Ihre Bilder hochladen.

ACHTUNG: Keine Hochkant Bilder hochladen das diese nicht so schön dargestellt werden!

Nun gehen Sie bitte wieder in den Reiseverlauf


Und klicken mit der rechten Maustaste in den Reisetag, in den das Bild hinzugefügt werden soll. Dann klicken Sie bitte auf Baustein bearbeiten.

Dann oben auf den Reiter Bilder


jetzt einfach das entsprechende Bild auswählen und auf Hinzufügen gehen.

Solltet Ihr keine eigenen Bilder haben, könnt ihr euch auf der rechten Seite Bilder von verschiedenen Anbietern aussuchen.


Dafür müssen Sie aber erst den Lizenzbedingungen der anbietenden Portale zustimmen. Dafür gehen Sie bitte unter Administration – Integration – Bilder-APIS zunächst Ihren persönlichen API Key zu den gewünschten Portalen an.


Anschließend werden Ihnen die passenden Suchergebnisse angezeigt.

Und so sieht dann ein Reiseverlauf in axolot aus:


Termine und Preise einstellen im Viator Workspace

Nun klicken Sie bitte auf den Reiter Termine und Preise. Folgernder Bildschirm erscheint:


Um einen neuen Termin festzulegen klicken Sie bitte auf das grüne Plus


Start-/Enddatum – Reisetermin (für Gruppenreisen) Reisezeitraum für Individualreisen

Ab Preis = Reisepreis (pro Person im Doppelzimmer). Bei Individualreisen sollten zu- und Abschläge bei „Zusätzlich buchbare Leistungen eingepflegt werden, siehe nächster Schritt.

Der Preis bezieht sich IMMER auf die eingegebene Reisedauer, Tagespreise sind NICHT möglich!

Plätze:

  • Viele = Reise ist noch gut buchbar
  • Wenige = nur noch wenige Plätze verfügbar
  • Keine = Reise ist ausgebuchtMin. Pax: Minimale Teilnehmerzahl je BuchungMax. Pax: Maximale Teilnehmerzahl je BuchungHinweise: Geben Sie hier Hinweise zum spezifischen Termin an, wie z.B. tägliche Anreise, Anreise nur mittwochs, garantierte Durchführung,…

Und so sieht das dann in axolot aus:


Buchbare Zusatzleitungen einstellen im Viator Workspace

Klicken Sie auf speichern und dann auf das grüne Plus bei Zusätzlich buchbare Leistungen


Folgender Bildschirm erscheint


Titel: z.B. Einzelzimmerzuschlag, Visum, Transfer, Rail&Fly

Beschreibung: Hier können Sie falls nötig noch eine kleine Beschreibung einpflegen

Preis: Angezeigter Preis für die Zusatzleistung auf axolot

Typ:  hier können Sie aus verschiedenen Möglichkeiten wählen


ZL: Zusatzleistung – z.B. Upgrade auf Hotelkategorie Superior oder ähnliches, Upgrade Mietwagen…

WBL: Weitere buchbare Leistungen (dies sind Leistungen, die vor Ort buchbar sind) – z.B. Besuch des lokalen Zoos 50€. Diese Buchbaren Leistungen werden nur angezeigt sind aber nicht buchbar!

ER: Ermäßigung – z.B. Kinderpreise. Bitte geben Sie hier immer einen negativen Preis an!

Abrechnung: Hier können Sie aus Pax, Raum und Reisegruppe auswählen

Nach dem speichern können Sie noch einen Terminbezogenen Hinweis hinterlegen

Diesen Hinweis können Sie mehreren Terminen zuordnen. Z.B. Kinderrabatte und andere Hotel Kategorien siehe Zusatzleistungen, ..

Nun können Sie noch Enthaltene und nicht Enthaltene Zusatzleistungen anlegen unter dem Reiter Leistungen


Diese werden dann auf der Reisedetailseite und in axolot angezeigt.

TIPP: Nicht enthaltene Leistungen als Zusatzleistungen zum Termin anlegen

Beispiele für nicht enthaltene Leistungen können sein:

  • Trinkgelder
  • Getränke zu den Mahlzeiten
  • Individuelle Ausflüge und Besichtigungen….

Auf axolot sieht es dann für die Reisebüros so aus:

Reisen für axolot freigeben

Nun können Sie den Hacken bei für axolot freigeben setzten und auf speichern drücken.

Hier können Sie die Reise als Preisknaller oder Topseller markieren. Es sind nur je 3 Reisen pro Veranstalter möglich!

Der Punkt Highlight wird vom AER festgelegt und dann bei der Reise angezeigt.

Anreise: Bei der Auswahl der Eigenanreise müssen die Felder „Nächstliegender Zielflughafen bei Reisestart“ und „Nächstliegender Rückflug bei Reiseende“ ausgefüllt werden, damit die Reisebüros in der Beratungssituation direkt über das Cockpit von AERTICKET nach den passenden Flügen suchen können.  Sollte dieses fehlen, ist Ihre Reise schlechter buchbar und wird damit schneller wieder weggeklickt.

Erhöhte Grundprovision: Reisen mit einen Provisionssatz >10% werden als „Superprovision“ gewertet und dadurch besser bei den Suchergebnissen gelistet.

Sehenswürdigkeiten:  Hier könnte z.B. stehen:

  • Jinmao-Tower
  • Blaue Stadt Jodhpur
  • Rio de Janeiro, Iguazufälle
  • Maya-Stätte Tikal
  • Usw…

Die Sehenswürdigkeiten sowie die Anreise werden auf der Übersicht in axolot ausgespielt:


Reisenarten bestimmen

Bitte klicken Sie nun auf den Reiter axolot.

Hier können Sie nun auf der linken Seite Reisearten auswählen. Dies erleichtert den Reisebüros das finden Ihrer Reise zu speziellen Wünschen und bringt Sie im Ranking weiter nach oben.


Auf axolot sieht man die Reisearten hier:


In der Listenansicht sieht das Reisebüro direkt welche Reise sich wie hervorhebt.

Z.B. mit erhöhter Grundprovision oder einer garantierten Durchführung.


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